E-Mail-Etikette

Heute haben geschäftliche E-Mails zur Routine geworden in den Arbeitsplan. Schreiben geschäftliche Emails ist nicht schwer, aber es ist sehr wichtig, um die E-Mail-Etikette Regeln zu befolgen, so dass Ihre E-Mail vermittelt die notwendigen Informationen ohne Missverständnisse. Anwenden der grundlegenden Etikette auf Ihre E-Mails wird Ihre Nachricht professionell und aufrichtig. Denken Sie daran, die Business-Mails unterscheidet sich von Ihrem Gelegenheits-Mails oder vorwärts. Die geschäftliche E-Mails sollten präzise, ​​knackig und auf den Punkt, und leicht verständlich durch den Empfänger. Eine schlecht geschriebene E-Mail behindern können nicht nur das Bild des Individuums Senden, sondern auch der Organisation, die er gehört. Hier sind einige E-Mail-Etikette zu helfen, schreiben Sie eine anständige und professionellen E-Mail.

Regeln der E-Mail-Etikette

Betreff: Die Betreffzeile muss aussagekräftig sein und sich auf den Text. Das Motiv sollte einfach sagen, der Empfänger, was die E-Mail geht. Auch nicht mit URGENT / WICHTIGE in der Betreff-Zeile oder sogar im Text. Verwenden Sie es nur, wenn es wirklich sehr dringend oder wichtig. Dieselbe Regel gilt für die hohe Priorität Option. Wenn Sie die Option mehrfach verwenden, nach einer Weile die Menschen beginnen zu ignorieren Ihre E-Mails.

Genau zu sein: Bevor Sie das Schreiben der Mail zu starten, sollten Sie den Grund für Senden. Notieren Sie sich die Punkte in der Mail abgedeckt werden. Jetzt, prägnant und auf den Punkt, während Sie die E-Mail schreiben und zur gleichen Zeit, stellen Sie sicher, dass Sie nicht verpassen jeden Punkt. Befolgen Sie die gleiche Regel für die Betreff-Zeile, machen es nicht zu lange. Lange E-Mails, mit unnötigen Informationen gefüllt werden kann irritierend sein und der Leser kann es zu verlassen dazwischen.

Vermeiden Sie lange Sätze: Ein Satz sollte nicht mehr als 20 Wörter. Dadurch wird sichergestellt, besser, einfach und schnell zu verstehen, was Sie kommunizieren möchten.

Sprache: Benutzen Sie die rechte Schreibweisen, Interpunktion und Grammatik. Falsche Verwendung kann nicht nur Auswirkungen auf das Verständnis des Empfängers, was Sie kommunizieren wollen, sondern könnten auch auf einen schlechten Eindruck über Ihr Unternehmen. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung Option, falls verfügbar, und korrigieren Sie es manuell als gut. Vermeiden Sie auch mit Passiv.

Alle Caps: Nie schreiben Sie die E-Mail-Text in GROSSBUCHSTABEN. Dies bedeutet, dass Sie schreien. Dies kann zu Ärger und unerwünschte Reaktionen oder eine Flamme mail zu.

Abkürzungen und Emoticons: Verwenden Sie nur weltweit anerkannte Abkürzungen. Verwenden von Casual Abkürzungen wie LOL (lacht laut) oder BTW (by the way) ist nicht angemessen in geschäftlichen E-Mails. Ebenso zu vermeiden Smilies wie der Smiley :-).

Formatierung: Während der Formatierung der E-Mails, sehr vorsichtig sein. Denken Sie daran, Sie wollen eine einfache Suche E-Mail nicht ein attraktives eine haben. Vermeiden Sie unnötige Verwendung von farbigen Schriften, Highlights, verschiedene Schriftarten und-größen, fett, kursiv und unterstrichen Optionen. Wenn Sie die Farbe oder die Highlight Optionen verwenden, stellen Sie sicher, dass der Text gut sichtbar ist.

Layout: Das Layout und die Struktur der E-Mail ist sehr wichtig, vor allem, wenn Sie eine lange Mail geschrieben. Führen Sie einen ordnungsgemäßen Absätze nach den Dingen, die diskutiert oder übermittelt werden. Halten Sie die Absätze kurz und halten eine leere Zeile zwischen jedem Absatz. Wenn Sie punktuell zu schreiben, die Anzahl der Punkte. Dieses System hilft den Empfänger, während Antworten zu Meinungsverschiedenheiten oder Veränderungen in einem bestimmten Punkt.

Anhänge: Nehmen Sie darauf geachtet, dass keine unnötigen Datei oder Bild nicht von Ihnen angebracht. Auch, wenn Sie zu einem anhängen müssen, stellen Sie sicher, es ist die richtige und Sie sind nicht Anbringen etwas in Eile. Überprüfen Sie, ob die Datei-und Bildformate beim Empfänger Ende angesehen werden kann. Versuchen Sie, Anhänge komprimieren und senden Sie keine große Anhänge, die möglicherweise auf ein Problem beim Empfänger führen.

Signatur: Email Signaturen können lustige oder interessante Zitate, Ihren Namen mit Ihrer Bezeichnung, Name des Unternehmens, Adresse, Kontaktdaten, etc. sein, aber sie müssen kurz und nicht mehr als fünf Zeilen sein. Extra lange Unterschrift Linien mehr Platz einnehmen als die Nachricht selbst und scheinen irritierend sein.

Include Impressum: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Business Haftungsausschlüsse von Ihrem Unternehmen empfohlen sind. Wenn Sie don 't ein beinhalten, kann es Sie oder Ihr Unternehmen in rechtlichen Problemen landen.

E-Mails sind nicht für: Beachten Sie, dass Ihre offizielle E-Mail-Konto sollte nicht für persönliche Kommunikation verwendet werden. Auch nicht verwenden, um vertrauliche Informationen zu kommunizieren und noch nie sind rassistisch und sexuell diskriminierende Witze oder Kommentare. Leiten Sie keine E-Mails mit solchen Sprache oder Hoax-E-Mails, Spam-Mails und Kettenbriefe. Sie und Ihr Unternehmen könnte in unnötigen Ärger zu landen. Nur zu löschen.

Antworten auf E-Mails

Wenn Sie eine E-Mail antworten, müssen Sie alle die geschäftliche E-Mail-Etikette oben genannten Regeln zu folgen. Einige hinzugefügt Punkte zu müssen berücksichtigt beim so tun werden. Hier ist die Liste.

Antworten Rasch: E-Mail wird in der Regel an eine schnelle Antwort zu erhalten. Wenn eine schnelle Reaktion nicht erwartet wurde, würde es in der Form eines Briefes oder eines Faxes gewesen. Daher weist jede E-Mail an zumindest innerhalb einer Dauer von 24 Stunden geantwortet nach dem Erhalt und vorzugsweise auf der gleichen Arbeitstag. Wenn nach dem Lesen der Mail, du fühlst es ist kompliziert, oder es muss mit Ihrem Senioren diskutiert werden, senden Sie einfach eine Antwort zu sagen, dass Sie die E-Mail empfangen und Sie werden wieder zu ihnen. Dadurch erhalten Sie einige Zeit, um die erwartete Antwort zu senden.

Nicht weglassen die Nachricht Thema: Die ursprüngliche E-Mail muss in Ihrer Antwort E-Mail enthalten sein. Also ist es besser, klicken Sie auf "Antwort"-Option anstelle von "Neu / Compose Mail"-Option. Es ist einfacher für den Empfänger durch die Antwort und Original-Mail zur gleichen Zeit zu gehen. A 'gewindelosen email' nicht genügend Informationen liefern, und der Empfänger kann auf eine lange Zeit der Suche nach verwandten E-Mail in den Briefkasten zu verbringen.

Beantworten Sie alle Fragen: Wenn Sie eine E-Mail-Antwort zu senden, stellen Sie sicher, dass alle Fragen in der ursprünglichen E-Mail von Ihnen beantwortet wurden. Wenn Sie nicht antworten einige, könnten Sie am Ende immer eine andere E-Mail für diese unbeantwortete Fragen. Darüber hinaus können Sie fragen Klarstellung im Fall, dass Sie einige Zweifel mit den Fragen haben, anstatt einfach übersprungen es.

Allen antworten: Verwenden Sie 'Allen antworten "-Option nur, wenn Sie alle ursprünglichen E-Mail-Empfänger auf Ihre Antwort sehen wollen.

Das CC-Feld: Verwenden Sie die 'cc' Feld nur, wenn die Empfänger in der 'cc' Feld den Grund, warum sie erhalten eine Kopie Ihrer Nachricht an, oder wenn Sie wollen, dass sie sich bewusst sein, der Unterhaltung oder Informationen geschickt zu kennen. Mit dem 'cc' Feld unnötig verwirren können die Empfänger. Es kommt ganz auf die Situation, beim Senden einer Antwort auf eine 'cc' Nachricht, ob alle Empfänger in der 'cc' Feld oder nicht enthalten. Sollten einzelne Reaktionen durch den Absender zu erwarten sind, oder wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Antwort auf die von anderen in 'cc' Feld gelesen werden, dann einfach nicht verwenden die 'cc' Feld. Verwenden Sie 'cc' nur, wenn Sie eine Kopie Ihrer Antwort an den Absender zu schicken, um andere Personen als auch wollen.

Das BCC-Feld: Stellen Sie alle E-Mail-Adressen im Feld "An" beim Senden einer E-Mail an eine Mailing-Liste. Dies hat zwei Gründe. Zunächst wird jeder Empfänger wissen, dass Sie die gleiche Nachricht an eine große Zahl von Menschen geschickt und zweitens, Sie zur Verfügung ein E-Mail-Adresse an den anderen ohne deren Erlaubnis. Also, besser alle Adressen in der "bcc"-Feld. Allerdings wird der Empfänger nur die Adresse im Feld "Von" und "An"-Feld in der E-Mail. Verwenden Sie nicht den 'bcc' Feld, wenn nicht erforderlich. Für z.B. Wenn die Kommunikation E-Mail-Anforderungen, die eine große Zahl von Menschen der gleichen Organisation, um diese Informationen zu erhalten muss, dann können Sie sicher vermeiden, mit dem 'bcc' Feld.

Lesen, bevor Sie auf 'Senden' Hit: Obwohl Sie sicher sind, über Ihre Sprache und das Gefühl haben, alle E-Mail-Etikette Regeln befolgt, kann Minuten Fehler noch in Ihrem E-Mail-bleiben. Also, lesen Sie die E-Mail noch einmal, bevor Sie den 'Senden' Button drücken. Prüfen Sie, ob Sie die benötigten Dateien und erwähnte auch darüber angebracht.

Im Anschluss an die E-Mail-Etikette wird Ihnen helfen, eine effektive Nachricht zu senden. Es sorgt dafür, dass keine Missverständnisse und Fehler erstellt werden, die möglicherweise in die unangemessenen Bemerkungen für Sie führen. Ein einfacher Fehler kann zu einem großen Problem in E-Mail-Kommunikation führen. Also, immer zu überprüfen und überprüfen Sie, sicher sein und nur dann den 'Senden' Button drücken.
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